Politique de confidentialité
Mise à jour le 23 février 2026
La société PROPTECH COMPANY édite et met à la disposition des Utilisateurs le site internet https://www.propteo.com/ ainsi que la solution PROPTEO.
La protection de vos données personnelles est fondamentale pour notre société qui veille à leur confidentialité et au respect de leur intégrité, en mettant en œuvre les moyens utiles pour garantir leur protection, leur intégrité, leur disponibilité et leur sécurité.
C’est dans ce cadre que la politique de confidentialité du Site et de la Solution a été élaborée (la « Politique de Confidentialité »).
SOMMAIRE
Objet de la Politique de Confidentialité
Collecte de vos Données Personnelles
Collecte des Données d’Usage
Collecte des Données de Navigation
Utilisation de vos Données Personnelles
Partage des Données Personnelles
Envoi d’offres et d’informations
Durée de conservation
Information et exercice de vos droits
Sécurité et protection des Données Personnelles
Localisation des Données Personnelles
Modification de la Politique de Confidentialité
Nous contacter
OBJET DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE
1.1. Définitions
Tous les termes qui figurent en majuscule dans la Politique de Confidentialité et qui ne sont pas spécifiquement définis aux présentes auront la signification qui leur est donnée par la Règlementation Applicable.
Pour les besoins de la Politique de Confidentialité, les termes ci-dessous commençant par une majuscule auront les définitions suivantes :
« Calendrier » : désigne le calendrier Outlook ou Google Agenda de l’Utilisateur (ou tout autre calendrier partageable sous réserve de sa compatibilité avec la Solution), synchronisé à l’initiative de l’Utilisateur avec le compte Utilisateur dans la Solution.
« Données Personnelles » : désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres. Des exemples courants incluent : nom, identifiant, numéro de téléphone, adresse postale.
« Messagerie » : désigne la messagerie Outlook ou Gmail de l’Utilisateur (ou toute autre messagerie sous réserve de sa compatibilité avec la Solution), synchronisée à l’initiative de l’Utilisateur avec le compte Utilisateur dans la Solution.
« Règlementation Applicable » : désigne ensemble le RGPD, la Loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel et tout autre texte applicable à la protection des Données Personnelles.
« RGPD » : désigne le Règlement UE n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
« Site » désigne le site Internet accessible à l’url suivante : https://www.propteo.com/
« Solution » désigne la solution logicielle PROPTEO accessible depuis le Site pour via l’url suivante : https://propteo.app/
« Société » désigne la société PROPTECH COMPANY, société à responsabilité limitée de droit belge, n°entreprise (BCE) : 0782.603.918, 481 Chaussée de Tubize, 1420 Braine-l'Alleud (Belgique), également désignée par « Nous ».
« Utilisateur(s) » désigne le ou les utilisateurs du Site et/ou de la Solution, également désigné(s) par « Vous ».
1.2. Champ d’application de la Politique de Confidentialité
La Politique de Confidentialité s’applique à la politique mise en œuvre par la Société concernant la collecte et l’utilisation de vos Données Personnelles lors de la navigation et de l’utilisation du Site et/ou de la Solution lorsque vous disposez d’un compte Utilisateur.
Grâce à ce document, la Société vous explique l’origine et la nature des données qu’elle collecte, la raison de leur collecte, la façon dont la Société les utilise et les droits dont vous disposez sur ces données conformément à la Règlementation Applicable.
La Politique de Confidentialité revêt une double importance pour vous garantir une expérience positive et confiante lors de la navigation et l’utilisation du Site et/ou de la Solution et pour nous permettre de répondre de manière précise et complète à vos questions concernant la collecte et l’utilisation de vos Données Personnelles.
La Politique de Confidentialité ne s’applique pas aux sites Internet tiers vers lesquels vous pourriez être redirigés lors de votre utilisation du Site et/ou la Solution, notamment les plateformes, réseaux et média sociaux sur lesquels la Société a créé un compte ou sur lesquels l’Utilisateur peut être redirigé pour accéder à certains contenus (e.g. Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, etc.). Elle ne s’applique pas non plus aux modules développés par des tiers et intégrés à la Solution tels que le Calendrier ou la Messagerie. Nous vous invitons à consulter les conditions générales et politiques de confidentialités de ces éléments tiers.
En utilisant le Site et/ou la Solution, vous déclarez avoir compris et accepté sans réserve les termes de la Politique de Confidentialité.
COLLECTE DE VOS DONNEES PERSONNELLES
2.1. Recueil de votre consentement
Pour réaliser les finalités listées à l’Article 5 de la Politique de Confidentialité, la Société peut constituer un fichier de Données Personnelles communiquées notamment lors du renseignement du formulaire de contact sur le Site. Vous pouvez également renseigner des Données Personnelles lors de votre utilisation des différentes fonctionnalités de la Solution grâce à votre compte Utilisateur.
Par la présente, vous êtes informé(e) des modalités et conditions de traitement de vos Données Personnelles par la Société.
Vous pouvez exprimer votre consentement préalable et exprès à la collecte et au traitement de vos Données Personnelles par la Société, à l’occasion de l’utilisation du Site et/ou de la Solution et de la transmission d’un formulaire de contact en conformité avec les dispositions de la Règlementation Applicable (notamment par le biais d’une case à cocher).
Vous êtes informé(e) que la Société peut traiter certaines Données Personnelles dans le cadre de l’exécution d’un contrat vous liant à la Société, dans le cadre de l’exercice d’un intérêt légitime ou dans le cadre d’une obligation légale, et ce, sans qu’il soit nécessaire d’exprimer votre consentement préalable.
La liste des bases légales aux opérations de traitement réalisées par la Société figure à l’Article 5 « Utilisation de vos Données Personnelles ».
2.2. Données Personnelles vous concernant
La Société peut collecter directement auprès de vous, lors du renseignement du formulaire de contact, par courrier électronique ou courrier postal, ou lors de votre utilisation de la Solution, les Données Personnelles suivantes, notamment :
vos nom et prénom ;
date de naissance ;
votre adresse de courrier électronique ;
votre adresse postale ;
votre profession et numéro d’agrément auprès de l’IPI ;
votre numéro de téléphone ;
toutes Données Personnelles indiquées dans le formulaire de contact ;
toutes Données Personnelles renseignées lors de votre utilisation des différentes fonctionnalités de la Solution ;
toutes Données Personnelles contenues les modules de tiers intégrés à la Solution tels le Calendrier et la Messagerie.
Lorsque nous collectons des Données Personnelles via le formulaire de contact, nous vous signalons les Données Personnelles dont la collecte est obligatoire par la présence d’une (*) devant le cadre à remplir dans le formulaire ou par tout autre dispositif.
Vous reconnaissez que le traitement de ces Données Personnelles est nécessaire au traitement de la demande objet du formulaire de contact.
COLLECTE DES DONNEES D’USAGE
Ces données concernent votre utilisation du Site et/ou de la Solution et incluent des informations telles que les fonctionnalités que vous utilisez, la fréquence et la durée de vos activités sur le Site et/ou la Solution.
Nous pouvons collecter des informations issues des terminaux (ordinateurs, téléphones, tablettes ou autres appareils) sur lesquels vous utilisez le Site et/ou la Solution, selon les autorisations que vous avez accordées et vos paramétrages. Ces informations peuvent, par exemple, inclure votre adresse IP, le numéro d'identification de votre terminal, navigateur et les caractéristiques du logiciel utilisé (telles que le type et la version du système d'exploitation ou encore la langue paramétrée).
COLLECTE DES DONNEES DE NAVIGATION
Les données de navigation sont collectées par l’installation de cookies et autres traceurs sur votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone, etc.) et concernent notamment (liste non exhaustive) :
l’identifiant et le contenu d’un fichier cookie stocké par nos soins dans votre terminal ;
l’adresse IP (Internet Protocol) du terminal connecté à Internet ;
la date et l’heure de connexion d’un terminal à un service de communication électronique ;
le type de système d’exploitation utilisé par le terminal (Windows, iOS, etc.) ;
le type et la version du logiciel de navigation utilisé par un terminal (Internet Explorer, Safari, Chrome, etc.) ;
la langue d’utilisation du logiciel de navigation utilisé par le terminal.
Un cookie est un fichier texte non exécutable installé sur votre terminal lors de votre navigation sur Internet.
Vous êtes invité(e) à consulter la page d’information sur l’utilisation des cookies ou autres traceurs disponible sur le Site via l’icône « Politique des cookies » ci-dessous, pour connaître le type de cookies ou autres traceurs utilisés par la Société, leurs finalités et les moyens de paramétrer vos préférences.
Lors de votre navigation sur le Site et la Solution, un panneau de configuration s’affiche et vous donne la possibilité de consulter les finalités des cookies ou autres traceurs ainsi que de paramétrer vos choix concernant le consentement ou le refus à l’installation de cookies ou autres traceurs.
Vous pouvez également configurer les paramètres de votre terminal ou de votre navigateur Internet concernant l’installation de cookies ou autres traceurs.
En tout état de cause, le refus de l’installation des cookies ou leur suppression pourrait potentiellement altérer l’accès au Site et la Solution et/ou leur utilisation.
UTILISATION DE VOS DONNEES PERSONNELLES PAR LA SOCIÉTÉ
Les Données Personnelles que la Société collecte directement auprès de vous lors du renseignement d’un formulaire, par courrier électronique ou courrier postal ou lors de votre utilisation de la Solution, peuvent être traitées en vue des finalités suivantes :
Pour effectuer des opérations de "gestion clients" concernant :
Bases juridiques
Catégories de Données Personnelles
Contact par téléphone ou par email et réponse à vos sollicitations (e.g. demande de démo, d’information ou de devis)
Consentement
Le cas échéant, fourniture des services convenus dans le cadre d’un contrat conclu avec Vous
Contrat
Le cas échéant, Suivi de la "relation client" (tel que la réalisation d'enquêtes de satisfaction, de sondages, la gestion des réclamations, etc.). des services convenus dans le cadre d’un contrat conclu avec Vous
Intérêt légitime (opérations commerciales).
Coordonnées et civilités ;
Données d’utilisation du Site et/ou de la Solution.
Le cas échéant, opérations comptables et obligations fiscales ou toute autre obligation requise par la règlementation en vigueur
Obligation légale
Pour améliorer votre expérience Utilisateur sur le Site et/ou la Solution
Bases juridiques
Catégories de Données Personnelles
Gestion de vos demandes de droit (ex. d'accès à vos Données Personnelles, de rectification ; d'opposition etc.)
Obligation légale
Gestion de vos avis et questions concernant le Site et/ou la Solution (ainsi que les contenus / services mis à disposition via le Site et/ou la Solution)
Intérêt légitime
Identification de l’internaute lors de votre navigation et, le cas échéant, adapter le Site et/ou la Solution ainsi que les contenus qu’ils diffusent (I) aux caractéristiques que vous avez vous-même renseignées et dont la Société peut avoir connaissance et, le cas échéant (II) à votre navigation antérieure dont la Société peut avoir connaissance
Intérêt légitime
Coordonnées et civilités ;
Données d’utilisation du Site et/ou de la Solution ;
Données de Navigation.
Opérations statistiques d’usage du Site et/ou de la Solution
Obligation légale
Pour vous permettre de bénéficier de certains services complémentaires
Consentement
Pour vous fournir les fonctionnalités de la Solution
Bases juridiques
Catégories de Données Personnelles
Gestion des accès à la Solution et des identifiants
Contrat
Coordonnées et civilités
Administration du compte Utilisateur
Contrat
Coordonnées et civilités
Fourniture des services applicatifs via la Solution
Contrat
Coordonnées et civilités
Lutte contre la fraude
Intérêt légitime
Toutes les Données Personnelles renseignées dans la Solution
Mesures de volume de fréquentation de la Solution
Intérêt légitime
Données d’utilisation de la Solution ;
Données de Navigation
Maintenance et Support
Intérêt légitime
Toutes les Données Personnelles renseignées dans la Solution légale
La Société ne commercialise pas vos Données Personnelles auprès de ses partenaires ou auprès de prestataires tiers.
Pour vous effectuer des opérations de référence commercial
Bases juridiques
Catégories de Données Personnelles
Utilisation de témoignage d’Utilisateur à titre de référence commerciale
Consentement
Coordonnées et civilités, image et attributs de la personnalité
PARTAGE DES DONNEES PERSONNELLES
La Société veille à la confidentialité de vos Données Personnelles et en limite la diffusion aux seuls destinataires listés ci-dessous :
le personnel de la Société du service technique en charge du déploiement du Site et/ou de la Solution, des services juridiques, du service commercial, du service marketing, des services administratifs, des services chargés des procédures internes du contrôle, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
les sous-traitants de la Société présentant des garanties suffisantes en matière de sécurité et de confidentialité des Données Personnelles conformément à la Règlementation Applicable ;
toute société contrôlée par la Société, contrôlant cette dernière ou sous contrôle commun ainsi que toute société dans le cadre d’une opération de cession de contrôle de la Société (prise de participation majoritaire, apport partiel d’actif, cession de fonds de commerce, fusion acquisition, sans que cette liste ne soit limitative) ;
toute juridiction, administration, les forces de l’ordre, le cas échéant, dans le cadre de l’exercice de toute procédure et/ou disposition d’ordre public ;
l’Autorité de protection des données et/ou toute autorité de contrôle compétente.
Vous êtes également informés que vos Données Personnelles pourront être partagées, si vous êtes Utilisateur de la Solution, avec les autres Utilisateurs de la Solution notamment via le Calendrier.
ENVOI D’OFFRES ET D’INFORMATIONS
Sous réserve de votre consentement exprès, vous pourrez faire l’objet d’une information directe par courrier électronique de la part de la Société, concernant les activités de la Société ou sans le recueil de votre consentement exprès, des services de la Société analogues à ceux que nous vous avons fournis dans le cadre d’un éventuel contrat antérieur.
Vous pourrez toujours manifester, sans frais, votre opposition à toute sollicitation nouvelle, via le lien hypertexte contenu dans les courriers électroniques envoyés par la Société ou exercer vos droits conformément aux dispositions de l’Article 9 « Information et exercice de vos droits » ci-après.
DUREE DE CONSERVATION
Les Données Personnelles collectées sont conservées par la Société pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités visées à l’Article 5 ou pour la durée nécessaire au respect de toute règlementation en vigueur.
S’agissant des Données Personnelles utilisées à des fins d’information ou de prospection, nous les conservons pendant une durée de trois (3) ans (i) à compter de la fin de la relation contractuelle pour les Utilisateurs clients ou (ii) pour les Utilisateurs prospects, à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant dudit prospect.
S’agissant des Données Personnelles utilisées dans le cadre de votre utilisation de la Solution, nous les conservons jusqu’à la suppression de votre compte Utilisateur. Les Données Personnelles relatives à la lutte contre la fraude sont conservées ensuite pendant la durée légale de conservation en archive intermédiaire. Les Données Personnelles relatives aux mesures de volume de fréquentation de la Solution ainsi que celles relatives à la Maintenance et au support sont conservées ensuite de manière indéterminée après anonymisation.
Vous avez naturellement la possibilité de vous désinscrire des éventuelles listes d’envois de la Société en exerçant les droits dont vous disposez tels que listés ci-après.
Vous comprenez que le maintien de vos Données Personnelles dans notre système d’information revêt un intérêt légitime en termes administratif, juridique et de sécurité.
Cette conservation au-delà de la durée des finalités indiquées à l’Article 5 « Utilisation de vos Données » est nécessaire pour mener à bien vos demandes d’opposition, de limitation des opérations de traitement et d’effacement de vos Données Personnelles et pour satisfaire toute obligation légale, comptable ou fiscale de conservation des données personnelles (notamment à des fins probatoires) ou de communication à des autorités habilitées (administration, services de police, etc.).
Pendant toute la durée de conservation des Données Personnelles, la Société s’engage à maintenir un niveau performant de sécurité et de confidentialité des Données Personnelles, à en restreindre l’accès aux seules personnes autorisées et ne pas les traiter pour des finalités autres que celles convenues aux présentes.
INFORMATION ET EXERCICE DE VOS DROITS
Conformément aux dispositions de la Règlementation Applicable et notamment aux articles 15 à 22 du RGPD, vous pouvez :
nous adresser toute demande d’informations relative à la Politique de Confidentialité et au traitement de vos Données Personnelles ;
accéder aux informations concernant le traitement de vos Données Personnelles (catégorie de données, finalités, etc.) ;
corriger ou actualiser les Données Personnelles qui sont inexactes, en nous contactant par email ;
supprimer vos Données Personnelles en nous contactant par email ;
limiter les opérations de traitement de vos Données Personnelles que nous réalisons, lorsque vous contestez l'exactitude des Données Personnelles (limitation pendant une durée nous permettant de vérifier l'exactitude de vos Données Personnelles), ou la licéité du traitement (mais que vous nous autorisez à poursuivre), en nous contactant par email ;
recevoir une copie des Données Personnelles que vous nous avez fournies directement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par votre terminal en nous contactant par email ; étant précisé que toute demande de copie au-delà de la première pourra générer des coûts de traitement administratif qui vous seront facturés. Vous êtes informé(e) que les Données Personnelles qui sont dérivées, calculées ou inférées par nos soins, à partir des données que vous nous fournissez sont exclues du droit à la portabilité, dans la mesure où elles ne sont pas fournies par vous, mais créées par nos soins ;
vous désinscrire de la liste d’envoi de la Société en cliquant sur le lien hypertexte dédié figurant dans le courrier électronique d’information;
décider de ne pas être soumis à la prise de décision automatisée : le droit de ne pas être soumis à une décision basée uniquement sur la prise de décision automatisée, y compris le profilage, dans le cas où la décision aurait un effet juridique sur vous ou produirait un effet significatif similaire ;
introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (APD), Rue de la Presse, 35 - 1000 Bruxelles, +32 (0)2 274 48 00.
En cas de demandes excessives de votre part, notamment en raison de leur caractère répétitif, nous nous réservons le droit de ne pas donner suite à toute demande d’accès postérieure à une demande d’accès à vos Données Personnelles dûment satisfaite par nos soins.
Vos demandes devront être adressées par courrier postal ou électronique aux coordonnées indiquées ci-dessous, être signées et accompagnées de la photocopie d’un titre d’identité portant la signature du titulaire. La demande devra préciser l’adresse à laquelle devra parvenir la réponse.
Adresse : 481 Chaussée de Tubize, 1420 Braine-l'Alleud (Belgique)
Mail : support@propteo.com
SECURITE ET PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES
En sa qualité de responsable du traitement, la Société met en œuvre des mesures organisationnelles et techniques de sécurité destinées à garantir la confidentialité et l’intégrité de vos Données Personnelles (telles que notamment des mesures de pseudonymisation, de chiffrement, de contrôle des accès et de conservation des données)
Mesures de sécurité de l’environnement d’exploitation et d’administration de la Société :
Toutes les Données Personnelles stockées sur les serveurs de la Société sont protégées par les mesures suivantes :
Réseau dédié ;
Gestion des droits d’accès ;
Politique de mot de passe et verrouillage de poste par mot de passe ;
Usage d’antivirus et de protection de détection d’intrusion ;
Pare-feu protégeant chaque zone réseau ;
Limitation du nombre de requêtes autorisées pour prévenir d’une utilisation anormale ou abusive du Site et/ou de la Solution.
Mesures de sécurité de l’environnement des Utilisateurs :
Toutes les Données Personnelles stockées sur les serveurs de la Société sont protégées par les mesures suivantes :
Hébergement des Données Personnelles dans un datacenter au sein de l’Union Européenne ;
Base de données chiffrée ;
Fournisseur Cloud bénéficiant de nombreuses certifications de sécurité ;
Usage d’antivirus ;
Gestion des accès ;
Protection des fichiers sensibles hébergés contre un accès direct mal intentionné ;
Limitation du nombre de requêtes autorisées pour prévenir d’une utilisation anormale ou abusive du Site et/ou de la Solution ;
Vérification de l’adresse mail des Utilisateurs, en cas de fraude ou d’utilisation suspecte d’un formulaire, l’accès pourra être suspendu manuellement.
Cependant, compte-tenu de la nature même du réseau public qu’est l’Internet, vous reconnaissez et acceptez que la sécurité des transmissions via Internet et l’intégrité des Données Personnelles ne puissent être garanties.
Si une faille de sécurité entraînant une violation des Données Personnelles devait se produire, nous vous informerions de la nature de cette violation et des éventuelles conséquences probables en résultant.
Nous nous engageons à mettre en œuvre des correctifs dans les meilleurs délais et à notifier à l’Autorité de protection des données cette violation, à moins que la violation en question ne soit pas susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques, conformément aux dispositions de la Règlementation Applicable.
LOCALISATION DES DONNEES PERSONNELLES
La Société héberge et fait héberger vos Données Personnelles dans l’Union européenne.
Si la réalisation des traitements et des finalités visés à l’Article 5 nécessitait un transfert des Données Personnelles hors de l’Union européenne, la Société veillera à ce que vos Données Personnelles soient efficacement protégées.
Ainsi, tous les transferts s’effectueraient auprès de destinataires localisés :
dans des pays présentant, selon les critères établis par la Commission européenne, un niveau adéquat de protection des données personnelles ; ou
dans des pays vers lesquels le transfert est encadré par les clauses contractuelles types édictées par la Commission européenne ou par l’adoption de règles d’entreprise contraignantes ("binding corporate rules").
Par ailleurs, vos Données Personnelles sont partagées avec les tiers qui fournissent des modules intégrés à la Solution. C’est le cas de vos Données Personnelles figurant dans le Calendrier ou la Messagerie intégrés dans la Solution. Le traitement de vos Données Personnelles sera dans ce cas régi par la politique de confidentialité de ce tiers et/ou les conditions contractuelles de ce dernier.
MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE
Nous pouvons modifier la Politique de Confidentialité à tout moment et, si nous y apportons des modifications importantes, nous pourrons vous en informer par courrier électronique, pour vous donner l’opportunité d’examiner les modifications avant qu’elles prennent effet.
Si vous continuez à utiliser le Site et/ou la Solution après l’envoi d’un avis concernant les modifications apportées à la présente Politique de Confidentialité, cela signifie que vous acceptez sans réserve la Politique de Confidentialité mise à jour.
NOUS CONTACTER
Vous pouvez nous faire part de vos questions ou commentaires concernant la Politique de Confidentialité, à l’adresse suivante : support@propteo.com
La société PROPTECH COMPANY édite et met à la disposition des Utilisateurs le site internet https://www.propteo.com/ ainsi que la solution PROPTEO.
La protection de vos données personnelles est fondamentale pour notre société qui veille à leur confidentialité et au respect de leur intégrité, en mettant en œuvre les moyens utiles pour garantir leur protection, leur intégrité, leur disponibilité et leur sécurité.
C’est dans ce cadre que la politique de confidentialité du Site et de la Solution a été élaborée (la « Politique de Confidentialité »).
SOMMAIRE
Objet de la Politique de Confidentialité
Collecte de vos Données Personnelles
Collecte des Données d’Usage
Collecte des Données de Navigation
Utilisation de vos Données Personnelles
Partage des Données Personnelles
Envoi d’offres et d’informations
Durée de conservation
Information et exercice de vos droits
Sécurité et protection des Données Personnelles
Localisation des Données Personnelles
Modification de la Politique de Confidentialité
Nous contacter
OBJET DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE
1.1. Définitions
Tous les termes qui figurent en majuscule dans la Politique de Confidentialité et qui ne sont pas spécifiquement définis aux présentes auront la signification qui leur est donnée par la Règlementation Applicable.
Pour les besoins de la Politique de Confidentialité, les termes ci-dessous commençant par une majuscule auront les définitions suivantes :
« Calendrier » : désigne le calendrier Outlook ou Google Agenda de l’Utilisateur (ou tout autre calendrier partageable sous réserve de sa compatibilité avec la Solution), synchronisé à l’initiative de l’Utilisateur avec le compte Utilisateur dans la Solution.
« Données Personnelles » : désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres. Des exemples courants incluent : nom, identifiant, numéro de téléphone, adresse postale.
« Messagerie » : désigne la messagerie Outlook ou Gmail de l’Utilisateur (ou toute autre messagerie sous réserve de sa compatibilité avec la Solution), synchronisée à l’initiative de l’Utilisateur avec le compte Utilisateur dans la Solution.
« Règlementation Applicable » : désigne ensemble le RGPD, la Loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel et tout autre texte applicable à la protection des Données Personnelles.
« RGPD » : désigne le Règlement UE n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
« Site » désigne le site Internet accessible à l’url suivante : https://www.propteo.com/
« Solution » désigne la solution logicielle PROPTEO accessible depuis le Site pour via l’url suivante : https://propteo.app/
« Société » désigne la société PROPTECH COMPANY, société à responsabilité limitée de droit belge, n°entreprise (BCE) : 0782.603.918, 481 Chaussée de Tubize, 1420 Braine-l'Alleud (Belgique), également désignée par « Nous ».
« Utilisateur(s) » désigne le ou les utilisateurs du Site et/ou de la Solution, également désigné(s) par « Vous ».
1.2. Champ d’application de la Politique de Confidentialité
La Politique de Confidentialité s’applique à la politique mise en œuvre par la Société concernant la collecte et l’utilisation de vos Données Personnelles lors de la navigation et de l’utilisation du Site et/ou de la Solution lorsque vous disposez d’un compte Utilisateur.
Grâce à ce document, la Société vous explique l’origine et la nature des données qu’elle collecte, la raison de leur collecte, la façon dont la Société les utilise et les droits dont vous disposez sur ces données conformément à la Règlementation Applicable.
La Politique de Confidentialité revêt une double importance pour vous garantir une expérience positive et confiante lors de la navigation et l’utilisation du Site et/ou de la Solution et pour nous permettre de répondre de manière précise et complète à vos questions concernant la collecte et l’utilisation de vos Données Personnelles.
La Politique de Confidentialité ne s’applique pas aux sites Internet tiers vers lesquels vous pourriez être redirigés lors de votre utilisation du Site et/ou la Solution, notamment les plateformes, réseaux et média sociaux sur lesquels la Société a créé un compte ou sur lesquels l’Utilisateur peut être redirigé pour accéder à certains contenus (e.g. Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, etc.). Elle ne s’applique pas non plus aux modules développés par des tiers et intégrés à la Solution tels que le Calendrier ou la Messagerie. Nous vous invitons à consulter les conditions générales et politiques de confidentialités de ces éléments tiers.
En utilisant le Site et/ou la Solution, vous déclarez avoir compris et accepté sans réserve les termes de la Politique de Confidentialité.
COLLECTE DE VOS DONNEES PERSONNELLES
2.1. Recueil de votre consentement
Pour réaliser les finalités listées à l’Article 5 de la Politique de Confidentialité, la Société peut constituer un fichier de Données Personnelles communiquées notamment lors du renseignement du formulaire de contact sur le Site. Vous pouvez également renseigner des Données Personnelles lors de votre utilisation des différentes fonctionnalités de la Solution grâce à votre compte Utilisateur.
Par la présente, vous êtes informé(e) des modalités et conditions de traitement de vos Données Personnelles par la Société.
Vous pouvez exprimer votre consentement préalable et exprès à la collecte et au traitement de vos Données Personnelles par la Société, à l’occasion de l’utilisation du Site et/ou de la Solution et de la transmission d’un formulaire de contact en conformité avec les dispositions de la Règlementation Applicable (notamment par le biais d’une case à cocher).
Vous êtes informé(e) que la Société peut traiter certaines Données Personnelles dans le cadre de l’exécution d’un contrat vous liant à la Société, dans le cadre de l’exercice d’un intérêt légitime ou dans le cadre d’une obligation légale, et ce, sans qu’il soit nécessaire d’exprimer votre consentement préalable.
La liste des bases légales aux opérations de traitement réalisées par la Société figure à l’Article 5 « Utilisation de vos Données Personnelles ».
2.2. Données Personnelles vous concernant
La Société peut collecter directement auprès de vous, lors du renseignement du formulaire de contact, par courrier électronique ou courrier postal, ou lors de votre utilisation de la Solution, les Données Personnelles suivantes, notamment :
vos nom et prénom ;
date de naissance ;
votre adresse de courrier électronique ;
votre adresse postale ;
votre profession et numéro d’agrément auprès de l’IPI ;
votre numéro de téléphone ;
toutes Données Personnelles indiquées dans le formulaire de contact ;
toutes Données Personnelles renseignées lors de votre utilisation des différentes fonctionnalités de la Solution ;
toutes Données Personnelles contenues les modules de tiers intégrés à la Solution tels le Calendrier et la Messagerie.
Lorsque nous collectons des Données Personnelles via le formulaire de contact, nous vous signalons les Données Personnelles dont la collecte est obligatoire par la présence d’une (*) devant le cadre à remplir dans le formulaire ou par tout autre dispositif.
Vous reconnaissez que le traitement de ces Données Personnelles est nécessaire au traitement de la demande objet du formulaire de contact.
COLLECTE DES DONNEES D’USAGE
Ces données concernent votre utilisation du Site et/ou de la Solution et incluent des informations telles que les fonctionnalités que vous utilisez, la fréquence et la durée de vos activités sur le Site et/ou la Solution.
Nous pouvons collecter des informations issues des terminaux (ordinateurs, téléphones, tablettes ou autres appareils) sur lesquels vous utilisez le Site et/ou la Solution, selon les autorisations que vous avez accordées et vos paramétrages. Ces informations peuvent, par exemple, inclure votre adresse IP, le numéro d'identification de votre terminal, navigateur et les caractéristiques du logiciel utilisé (telles que le type et la version du système d'exploitation ou encore la langue paramétrée).
COLLECTE DES DONNEES DE NAVIGATION
Les données de navigation sont collectées par l’installation de cookies et autres traceurs sur votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone, etc.) et concernent notamment (liste non exhaustive) :
l’identifiant et le contenu d’un fichier cookie stocké par nos soins dans votre terminal ;
l’adresse IP (Internet Protocol) du terminal connecté à Internet ;
la date et l’heure de connexion d’un terminal à un service de communication électronique ;
le type de système d’exploitation utilisé par le terminal (Windows, iOS, etc.) ;
le type et la version du logiciel de navigation utilisé par un terminal (Internet Explorer, Safari, Chrome, etc.) ;
la langue d’utilisation du logiciel de navigation utilisé par le terminal.
Un cookie est un fichier texte non exécutable installé sur votre terminal lors de votre navigation sur Internet.
Vous êtes invité(e) à consulter la page d’information sur l’utilisation des cookies ou autres traceurs disponible sur le Site via l’icône « Politique des cookies » ci-dessous, pour connaître le type de cookies ou autres traceurs utilisés par la Société, leurs finalités et les moyens de paramétrer vos préférences.
Lors de votre navigation sur le Site et la Solution, un panneau de configuration s’affiche et vous donne la possibilité de consulter les finalités des cookies ou autres traceurs ainsi que de paramétrer vos choix concernant le consentement ou le refus à l’installation de cookies ou autres traceurs.
Vous pouvez également configurer les paramètres de votre terminal ou de votre navigateur Internet concernant l’installation de cookies ou autres traceurs.
En tout état de cause, le refus de l’installation des cookies ou leur suppression pourrait potentiellement altérer l’accès au Site et la Solution et/ou leur utilisation.
UTILISATION DE VOS DONNEES PERSONNELLES PAR LA SOCIÉTÉ
Les Données Personnelles que la Société collecte directement auprès de vous lors du renseignement d’un formulaire, par courrier électronique ou courrier postal ou lors de votre utilisation de la Solution, peuvent être traitées en vue des finalités suivantes :
PARTAGE DES DONNEES PERSONNELLES
La Société veille à la confidentialité de vos Données Personnelles et en limite la diffusion aux seuls destinataires listés ci-dessous :
le personnel de la Société du service technique en charge du déploiement du Site et/ou de la Solution, des services juridiques, du service commercial, du service marketing, des services administratifs, des services chargés des procédures internes du contrôle, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
les sous-traitants de la Société présentant des garanties suffisantes en matière de sécurité et de confidentialité des Données Personnelles conformément à la Règlementation Applicable ;
toute société contrôlée par la Société, contrôlant cette dernière ou sous contrôle commun ainsi que toute société dans le cadre d’une opération de cession de contrôle de la Société (prise de participation majoritaire, apport partiel d’actif, cession de fonds de commerce, fusion acquisition, sans que cette liste ne soit limitative) ;
toute juridiction, administration, les forces de l’ordre, le cas échéant, dans le cadre de l’exercice de toute procédure et/ou disposition d’ordre public ;
l’Autorité de protection des données et/ou toute autorité de contrôle compétente.
Vous êtes également informés que vos Données Personnelles pourront être partagées, si vous êtes Utilisateur de la Solution, avec les autres Utilisateurs de la Solution notamment via le Calendrier.
ENVOI D’OFFRES ET D’INFORMATIONS
Sous réserve de votre consentement exprès, vous pourrez faire l’objet d’une information directe par courrier électronique de la part de la Société, concernant les activités de la Société ou sans le recueil de votre consentement exprès, des services de la Société analogues à ceux que nous vous avons fournis dans le cadre d’un éventuel contrat antérieur.
Vous pourrez toujours manifester, sans frais, votre opposition à toute sollicitation nouvelle, via le lien hypertexte contenu dans les courriers électroniques envoyés par la Société ou exercer vos droits conformément aux dispositions de l’Article 9 « Information et exercice de vos droits » ci-après.
DUREE DE CONSERVATION
Les Données Personnelles collectées sont conservées par la Société pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités visées à l’Article 5 ou pour la durée nécessaire au respect de toute règlementation en vigueur.
S’agissant des Données Personnelles utilisées à des fins d’information ou de prospection, nous les conservons pendant une durée de trois (3) ans (i) à compter de la fin de la relation contractuelle pour les Utilisateurs clients ou (ii) pour les Utilisateurs prospects, à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant dudit prospect.
S’agissant des Données Personnelles utilisées dans le cadre de votre utilisation de la Solution, nous les conservons jusqu’à la suppression de votre compte Utilisateur. Les Données Personnelles relatives à la lutte contre la fraude sont conservées ensuite pendant la durée légale de conservation en archive intermédiaire. Les Données Personnelles relatives aux mesures de volume de fréquentation de la Solution ainsi que celles relatives à la Maintenance et au support sont conservées ensuite de manière indéterminée après anonymisation.
Vous avez naturellement la possibilité de vous désinscrire des éventuelles listes d’envois de la Société en exerçant les droits dont vous disposez tels que listés ci-après.
Vous comprenez que le maintien de vos Données Personnelles dans notre système d’information revêt un intérêt légitime en termes administratif, juridique et de sécurité.
Cette conservation au-delà de la durée des finalités indiquées à l’Article 5 « Utilisation de vos Données » est nécessaire pour mener à bien vos demandes d’opposition, de limitation des opérations de traitement et d’effacement de vos Données Personnelles et pour satisfaire toute obligation légale, comptable ou fiscale de conservation des données personnelles (notamment à des fins probatoires) ou de communication à des autorités habilitées (administration, services de police, etc.).
Pendant toute la durée de conservation des Données Personnelles, la Société s’engage à maintenir un niveau performant de sécurité et de confidentialité des Données Personnelles, à en restreindre l’accès aux seules personnes autorisées et ne pas les traiter pour des finalités autres que celles convenues aux présentes.
INFORMATION ET EXERCICE DE VOS DROITS
Conformément aux dispositions de la Règlementation Applicable et notamment aux articles 15 à 22 du RGPD, vous pouvez :
nous adresser toute demande d’informations relative à la Politique de Confidentialité et au traitement de vos Données Personnelles ;
accéder aux informations concernant le traitement de vos Données Personnelles (catégorie de données, finalités, etc.) ;
corriger ou actualiser les Données Personnelles qui sont inexactes, en nous contactant par email ;
supprimer vos Données Personnelles en nous contactant par email ;
limiter les opérations de traitement de vos Données Personnelles que nous réalisons, lorsque vous contestez l'exactitude des Données Personnelles (limitation pendant une durée nous permettant de vérifier l'exactitude de vos Données Personnelles), ou la licéité du traitement (mais que vous nous autorisez à poursuivre), en nous contactant par email ;
recevoir une copie des Données Personnelles que vous nous avez fournies directement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par votre terminal en nous contactant par email ; étant précisé que toute demande de copie au-delà de la première pourra générer des coûts de traitement administratif qui vous seront facturés. Vous êtes informé(e) que les Données Personnelles qui sont dérivées, calculées ou inférées par nos soins, à partir des données que vous nous fournissez sont exclues du droit à la portabilité, dans la mesure où elles ne sont pas fournies par vous, mais créées par nos soins ;
vous désinscrire de la liste d’envoi de la Société en cliquant sur le lien hypertexte dédié figurant dans le courrier électronique d’information;
décider de ne pas être soumis à la prise de décision automatisée : le droit de ne pas être soumis à une décision basée uniquement sur la prise de décision automatisée, y compris le profilage, dans le cas où la décision aurait un effet juridique sur vous ou produirait un effet significatif similaire ;
introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (APD), Rue de la Presse, 35 - 1000 Bruxelles, +32 (0)2 274 48 00.
En cas de demandes excessives de votre part, notamment en raison de leur caractère répétitif, nous nous réservons le droit de ne pas donner suite à toute demande d’accès postérieure à une demande d’accès à vos Données Personnelles dûment satisfaite par nos soins.
Vos demandes devront être adressées par courrier postal ou électronique aux coordonnées indiquées ci-dessous, être signées et accompagnées de la photocopie d’un titre d’identité portant la signature du titulaire. La demande devra préciser l’adresse à laquelle devra parvenir la réponse.
Adresse : 481 Chaussée de Tubize, 1420 Braine-l'Alleud (Belgique)
Mail : support@propteo.com
SECURITE ET PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES
En sa qualité de responsable du traitement, la Société met en œuvre des mesures organisationnelles et techniques de sécurité destinées à garantir la confidentialité et l’intégrité de vos Données Personnelles (telles que notamment des mesures de pseudonymisation, de chiffrement, de contrôle des accès et de conservation des données)
Mesures de sécurité de l’environnement d’exploitation et d’administration de la Société :
Toutes les Données Personnelles stockées sur les serveurs de la Société sont protégées par les mesures suivantes :
Réseau dédié ;
Gestion des droits d’accès ;
Politique de mot de passe et verrouillage de poste par mot de passe ;
Usage d’antivirus et de protection de détection d’intrusion ;
Pare-feu protégeant chaque zone réseau ;
Limitation du nombre de requêtes autorisées pour prévenir d’une utilisation anormale ou abusive du Site et/ou de la Solution.
Mesures de sécurité de l’environnement des Utilisateurs :
Toutes les Données Personnelles stockées sur les serveurs de la Société sont protégées par les mesures suivantes :
Hébergement des Données Personnelles dans un datacenter au sein de l’Union Européenne ;
Base de données chiffrée ;
Fournisseur Cloud bénéficiant de nombreuses certifications de sécurité ;
Usage d’antivirus ;
Gestion des accès ;
Protection des fichiers sensibles hébergés contre un accès direct mal intentionné ;
Limitation du nombre de requêtes autorisées pour prévenir d’une utilisation anormale ou abusive du Site et/ou de la Solution ;
Vérification de l’adresse mail des Utilisateurs, en cas de fraude ou d’utilisation suspecte d’un formulaire, l’accès pourra être suspendu manuellement.
Cependant, compte-tenu de la nature même du réseau public qu’est l’Internet, vous reconnaissez et acceptez que la sécurité des transmissions via Internet et l’intégrité des Données Personnelles ne puissent être garanties.
Si une faille de sécurité entraînant une violation des Données Personnelles devait se produire, nous vous informerions de la nature de cette violation et des éventuelles conséquences probables en résultant.
Nous nous engageons à mettre en œuvre des correctifs dans les meilleurs délais et à notifier à l’Autorité de protection des données cette violation, à moins que la violation en question ne soit pas susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques, conformément aux dispositions de la Règlementation Applicable.
LOCALISATION DES DONNEES PERSONNELLES
La Société héberge et fait héberger vos Données Personnelles dans l’Union européenne.
Si la réalisation des traitements et des finalités visés à l’Article 5 nécessitait un transfert des Données Personnelles hors de l’Union européenne, la Société veillera à ce que vos Données Personnelles soient efficacement protégées.
Ainsi, tous les transferts s’effectueraient auprès de destinataires localisés :
dans des pays présentant, selon les critères établis par la Commission européenne, un niveau adéquat de protection des données personnelles ; ou
dans des pays vers lesquels le transfert est encadré par les clauses contractuelles types édictées par la Commission européenne ou par l’adoption de règles d’entreprise contraignantes ("binding corporate rules").
Par ailleurs, vos Données Personnelles sont partagées avec les tiers qui fournissent des modules intégrés à la Solution. C’est le cas de vos Données Personnelles figurant dans le Calendrier ou la Messagerie intégrés dans la Solution. Le traitement de vos Données Personnelles sera dans ce cas régi par la politique de confidentialité de ce tiers et/ou les conditions contractuelles de ce dernier.
MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE
Nous pouvons modifier la Politique de Confidentialité à tout moment et, si nous y apportons des modifications importantes, nous pourrons vous en informer par courrier électronique, pour vous donner l’opportunité d’examiner les modifications avant qu’elles prennent effet.
Si vous continuez à utiliser le Site et/ou la Solution après l’envoi d’un avis concernant les modifications apportées à la présente Politique de Confidentialité, cela signifie que vous acceptez sans réserve la Politique de Confidentialité mise à jour.
NOUS CONTACTER
Vous pouvez nous faire part de vos questions ou commentaires concernant la Politique de Confidentialité, à l’adresse suivante : support@propteo.com