Privacybeleid
Bijgewerkt op 23 februari 2026
Het bedrijf PROPTECH COMPANY publiceert en stelt de gebruikers de website https://www.propteo.com/ en de oplossing PROPTEO ter beschikking.
De bescherming van uw persoonlijke gegevens is essentieel voor ons bedrijf, dat toeziet op hun vertrouwelijkheid en het respect voor hun integriteit, door de nodige middelen in te zetten om hun bescherming, integriteit, beschikbaarheid en veiligheid te waarborgen.
In dit kader is het privacybeleid van de site en de oplossing ontwikkeld (de « Privacybeleid »).
INHOUD
Doel van het Privacybeleid
Verzameling van uw Persoonlijke Gegevens
Verzameling van Gebruiksgegevens
Verzameling van Navigatiegegevens
Gebruik van uw Persoonlijke Gegevens
Delen van Persoonlijke Gegevens
Verzending van aanbiedingen en informatie
Bewaringstermijn
Informatie en uitoefening van uw rechten
Beveiliging en bescherming van Persoonlijke Gegevens
Locatie van Persoonlijke Gegevens
Wijziging van het Privacybeleid
Neem contact met ons op
OBJECTIEF VAN HET PRIVACYBELEID
1.1. Definities
Alle termen die met een hoofdletter zijn geschreven in het Privacybeleid en die niet specifiek in dit document zijn gedefinieerd, zullen de betekenis hebben die eraan is gegeven door de toepasselijke regelgeving.
Voor de doeleinden van het Privacybeleid zullen de hieronder genoemde termen die beginnen met een hoofdletter de volgende definities hebben :
« Kalender » : verwijst naar de Outlook- of Google Agenda van de Gebruiker (of een andere deelbare agenda, mits deze compatibel is met de Oplossing), gesynchroniseerd op initiatief van de Gebruiker met het Gebruikersaccount in de Oplossing.
« Persoonlijke Gegevens » : verwijst naar alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, direct of indirect, aan de hand van een of meer elementen die aan hem/haar kunnen worden toegeschreven. Veelvoorkomende voorbeelden zijn: naam, identificatie, telefoonnummer, postadres.
« Berichtgeving » : verwijst naar de Outlook- of Gmail-berichten van de Gebruiker (of een andere berichtendienst, mits deze compatibel is met de Oplossing), gesynchroniseerd op initiatief van de Gebruiker met het Gebruikersaccount in de Oplossing.
« Toepasselijke Regelgeving » : verwijst naar de AVG, de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens, en elke andere tekst die van toepassing is op de bescherming van Persoonlijke Gegevens.
« AVG » : verwijst naar de EU-verordening nr. 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende de vrije verkeer van deze gegevens.
« Website » verwijst naar de website die toegankelijk is via de volgende url : https://www.propteo.com/
« Oplossing » verwijst naar de software-oplossing PROPTEO die toegankelijk is vanaf de Website via de volgende url : https://propteo.app/
« Maatschappij » verwijst naar de vennootschap PROPTECH COMPANY, een besloten vennootschap naar Belgisch recht, ondernemingsnummer (KBO): 0782.603.918, 481 Chaussée de Tubize, 1420 Braine-l'Alleud (België), ook aangeduid als « Wij ».
« Gebruiker(s) » verwijst naar de gebruiker(s) van de Website en/of de Oplossing, ook aangeduid als « U ».
1.2. Toepassingsgebied van het Privacybeleid
Het Privacybeleid is van toepassing op het beleid dat door de Maatschappij wordt geïmplementeerd met betrekking tot de verzameling en het gebruik van uw Persoonlijke Gegevens tijdens het navigeren en het gebruik van de Website en/of de Oplossing wanneer u een Gebruikersaccount heeft.
Met dit document legt de Maatschappij uit waar de gegevens die zij verzamelt vandaan komen, de reden voor het verzamelen ervan, hoe de Maatschappij deze gebruikt en de rechten die u heeft met betrekking tot deze gegevens overeenkomstig de Toepasselijke Regelgeving.
Het Privacybeleid heeft een dubbele functie om u een positieve en vertrouwelijke ervaring te garanderen tijdens het navigeren en het gebruik van de Website en/of de Oplossing en om ons in staat te stellen om nauwkeurig en volledig te antwoorden op uw vragen over de verzameling en het gebruik van uw Persoonlijke Gegevens.
Het Privacybeleid is niet van toepassing op derden websites waarnaar u mogelijk wordt doorverwezen tijdens uw gebruik van de Website en/of de Oplossing, met inbegrip van platforms, netwerken en sociale media waar de Maatschappij een account heeft aangemaakt of waar de Gebruiker kan worden doorgestuurd om toegang te krijgen tot bepaalde inhoud (bijv. Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, enz.). Het is ook niet van toepassing op modules die door derden zijn ontwikkeld en geïntegreerd in de Oplossing, zoals de Kalender of het Bericht. We raden u aan de algemene voorwaarden en privacybeleidsregels van deze derden elemente te raadplegen.
Door de Website en/of de Oplossing te gebruiken, verklaart u dat u de voorwaarden van het Privacybeleid volledig begrijpt en accepteert.
VERZAMELING VAN UW PERSOONLIJKE GEGEVENS
2.1. Verzameling van uw toestemming
Om de in Artikel 5 van het Privacybeleid genoemde doeleinden te verwezenlijken, kan de Maatschappij een bestand met Persoonsgegevens aanleggen, die onder andere worden verstrekt bij het invullen van het contactformulier op de Site. U kunt ook Persoonsgegevens verstrekken bij uw gebruik van de verschillende functies van de Oplossing via uw Gebruikersaccount.
Hierbij wordt u geïnformeerd over de modaliteiten en voorwaarden voor de verwerking van uw Persoonsgegevens door de Maatschappij.
U kunt uw voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming geven voor de verzameling en verwerking van uw Persoonsgegevens door de Maatschappij, wanneer u de Site en/of de Oplossing gebruikt en een contactformulier indient in overeenstemming met de bepalingen van de Toepasselijke Regelgeving (onder andere via een selectievakje).
U wordt geïnformeerd dat de Maatschappij bepaalde Persoonsgegevens kan verwerken in het kader van de uitvoering van een contract dat u verbindt met de Maatschappij, in het kader van de uitoefening van een gerechtvaardigd belang of in het kader van een wettelijke verplichting, en dit zonder dat het nodig is om uw voorafgaande toestemming te geven.
De lijst van de rechtsgrondslagen voor de verwerkingsactiviteiten die door de Maatschappij worden uitgevoerd, is te vinden in Artikel 5 « Gebruik van uw Persoonsgegevens ».
2.2. Persoonsgegevens over u
De Maatschappij kan rechtstreeks bij u, bij het invullen van het contactformulier, per e-mail of brief, of tijdens uw gebruik van de Oplossing, de volgende Persoonsgegevens verzamelen, waaronder :
uw naam en voornaam ;
geboortedatum ;
uw e-mailadres ;
uw postadres ;
uw beroep en registratienummer bij de BIV ;
uw telefoonnummer ;
alle Persoonsgegevens die in het contactformulier zijn vermeld ;
alle Persoonsgegevens die zijn verstrekt tijdens uw gebruik van de verschillende functies van de Oplossing ;
alle Persoonsgegevens die zijn opgenomen in de modules van derden die in de Oplossing zijn geïntegreerd, zoals de Kalender en de Berichtenservice.
Wanneer wij Persoonsgegevens verzamelen via het contactformulier, wijzen wij u op de Persoonsgegevens waarvan de verzameling verplicht is door de aanwezigheid van een (*) voor het in te vullen vak in het formulier of door een ander middel.
U erkent dat de verwerking van deze Persoonsgegevens noodzakelijk is voor de verwerking van de aanvraag die het contactformulier betreft.
VERZAMELING VAN GEBRUIKSGEGEVENS
Deze gegevens hebben betrekking op uw gebruik van de Site en/of de Oplossing en omvatten informatie zoals de functies die u gebruikt, de frequentie en de duur van uw activiteiten op de Site en/of de Oplossing.
We kunnen informatie verzamelen van de apparaten (computers, telefoons, tablets of andere apparaten) die u gebruikt om de Site en/of de Oplossing te gebruiken, afhankelijk van de toestemming die u hebt gegeven en uw instellingen. Deze informatie kan bijvoorbeeld uw IP-adres, het identificatienummer van uw apparaat, de browser en de kenmerken van de gebruikte software omvatten (zoals het type en de versie van het besturingssysteem of de ingestelde taal).
VERZAMELING VAN NAVIGATIEGEGEVENS
De surfgegevens worden verzameld door het installeren van cookies en andere trackers op uw terminal (computer, tablet, smartphone, etc.) en betreffen onder andere (niet-uitputtende lijst) :
de identificatie en de inhoud van een bestand cookie dat door ons op uw terminal is opgeslagen;
het IP-adres (Internet Protocol) van de terminal die verbonden is met het internet;
de datum en het tijdstip van de verbinding van een terminal met een elektronische communicatiedienst ;
het type besturingssysteem dat door de terminal wordt gebruikt (Windows, iOS, etc.) ;
het type en de versie van de browsersoftware die door een terminal wordt gebruikt (Internet Explorer, Safari, Chrome, enz.) ;
de taal van gebruik van de browsersoftware die door de terminal wordt gebruikt.
Een cookie is een niet-uitvoerbaar tekstbestand dat op uw terminal wordt geïnstalleerd wanneer u op internet surft.
U wordt uitgenodigd om de informatiepagina over het gebruik van cookies of andere trackers te raadplegen die op de Site beschikbaar is via het pictogram « Cookiebeleid » hieronder, om het type cookies of andere trackers te kennen dat door de Maatschappij wordt gebruikt, hun doeleinden en de middelen om uw voorkeuren in te stellen.
Tijdens uw navigatie op de Site en de Oplossing verschijnt er een configuratiescherm dat u de mogelijkheid biedt om de doeleinden van de cookies of andere trackers te raadplegen en uw keuzes met betrekking tot toestemming of weigering voor de installatie van cookies of andere trackers in te stellen.
U kunt ook de instellingen van uw terminal of browser configureren met betrekking tot de installatie van cookies of andere trackers.
In ieder geval kan het weigeren van de installatie van cookies of hun verwijdering mogelijk de toegang tot de Site en de Oplossing en/of hun gebruik beïnvloeden.
GEBRUIK VAN UW PERSOONLIJKE GEGEVENS DOOR HET BEDRIJF
De Persoonlijke Gegevens die de Maatschappij rechtstreeks van u verzamelt wanneer u een formulier invult, via e-mail of per post, of wanneer u de Oplossing gebruikt, kunnen worden verwerkt voor de volgende doeleinden:
Om "klantbeheer" -activiteiten uit te voeren met betrekking tot:
Juridische bases
Categorieën van Persoonlijke Gegevens
Contact per telefoon of per e-mail en antwoord op uw verzoeken (bijv. aanvraag voor demo, informatie of offerte)
Toestemming
Indien van toepassing, levering van de overeengekomen diensten in het kader van een contract met U.
Contract
Indien van toepassing, Opvolging van de "klantrelatie" (zoals het uitvoeren van tevredenheidsonderzoeken, enquêtes, het beheer van klachten, enz.). van de diensten die zijn overeengekomen in het kader van een contract met U
Gerechtvaardigd belang (commerciële activiteiten).
Contactgegevens en aanspreektitels ;
Informatie over het gebruik van de Site en/of de Oplossing.
Indien van toepassing, boekhoudkundige verrichtingen en fiscale verplichtingen of enige andere verplichting die door de geldende regelgeving wordt vereist
Wettelijke verplichting
Om uw gebruikerservaring op de site en/of de oplossing te verbeteren
Juridische bases
Categorieën van Persoonlijke Gegevens
Beheer van uw verzoeken tot rechten (bijv. toegang tot uw Persoonsgegevens, rectificatie; verzet enz.)
Wettelijke verplichting
Beheer van uw beoordelingen en vragen met betrekking tot de Site en/of de Oplossing (samen met de inhoud / diensten die via de Site en/of de Oplossing beschikbaar zijn)
Gerechtvaardigd belang
Identificatie van de gebruiker tijdens uw navigatie en, indien van toepassing, de Site en/of de Oplossing evenals de inhoud die ze verspreiden (I) aanpassen aan de kenmerken die u zelf hebt opgegeven en waarvan het Bedrijf kennis kan hebben en, indien van toepassing (II) aan uw eerdere navigatie waarvan het Bedrijf kennis kan hebben.
Legitieme interesse
Contactgegevens en aanspreekvormen ;
Gebruik gegevens van de website en/of de oplossing ;
Navigatiegegevens.
Statistische bewerkingen voor het gebruik van de Site en/of de Oplossing
Wettelijke verplichting
Om u in staat te stellen te profiteren van bepaalde aanvullende diensten
Toestemming
Om u de functionaliteit van de Oplossing te bieden
Juridische bases
Categorieën van Persoonlijke Gegevens
Toegang tot de oplossing en de inloggegevens beheren
Contract
Coördinaten en beleefdheden
Beheer van het gebruikersaccount
Contract
Coördinaten en beleefdheden
Levering van applicatiediensten via de Oplossing
Contract
Coördinaten en beleefdheden
Strijd tegen fraude
Legitieme interesse
Alle persoonlijke gegevens die in de oplossing zijn opgegeven
Volumemetingen van het gebruik van de Oplossing
Legitieme interesse
Gebruik gegevens van de Oplossing;
Navigatiegegevens
Onderhoud en Support
Legitieme interesse
Alle persoonlijke gegevens die in de juridische oplossing zijn vermeld
Het bedrijf verhandelt uw persoonlijke gegevens niet aan partners of aan derde leveranciers.
Om commerciële referentie-operaties uit te voeren
Juridische bases
Categorieën van Persoonlijke Gegevens
Gebruik van gebruikersgetuigenissen als commerciële referentie
Toestemming
Contactgegevens en beleefdheden, afbeelding en eigenschappen van de persoonlijkheid
DEELNING VAN PERSOONLIJKE GEGEVENS
De Maatschappij zorgt voor de vertrouwelijkheid van uw Persoonsgegevens en beperkt de verspreiding ervan tot de enige ontvangers die hieronder zijn vermeld :
het personeel van de Maatschappij van de technische dienst verantwoordelijk voor de implementatie van de Site en/of de Oplossing, de juridische diensten, de commerciële dienst, de marketingdienst, de administratieve diensten, de diensten die verantwoordelijk zijn voor de interne controleprocedures, de logistieke en IT-diensten, evenals hun hiërarchische verantwoordelijken;
de onderaannemers van de Maatschappij die voldoende waarborgen bieden op het gebied van beveiliging en vertrouwelijkheid van de Persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende regelgeving ;
elke vennootschap die gecontroleerd wordt door de Maatschappij, deze laatste controleert of onder gezamenlijke controle staat, evenals elke vennootschap binnen het kader van een overdracht van controle van de Maatschappij (inbreng van meerderheidsbelangen, gedeeltelijke activa-inbreng, overdracht van handelsfondsen, fusie-acquisitie, zonder dat deze lijst limitatief is) ;
elke rechtbank, administratie, de ordehandhavingsdiensten, indien van toepassing, in het kader van de uitoefening van enige procedure en/of bepalingen van openbare orde ;
de Gegevensbeschermingsautoriteit en/of elke bevoegde toezichthoudende autoriteit.
U wordt ook geïnformeerd dat uw Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld, indien u Gebruiker bent van de Oplossing, met andere Gebruikers van de Oplossing, met name via de Kalender.
VERZENDING VAN AANBIEDINGEN EN INFORMATIE
Onder voorbehoud van uw uitdrukkelijke toestemming, kunt u rechtstreeks per e-mail door het bedrijf geïnformeerd worden over de activiteiten van het bedrijf of, zonder uw uitdrukkelijke toestemming, over de diensten van het bedrijf die vergelijkbaar zijn met die welke wij u hebben geleverd in het kader van een eventueel vorig contract.
U kunt altijd, kosteloos, uw verzet tegen elke nieuwe aanvraag kenbaar maken via de hyperlink in de e-mails die door het bedrijf zijn verzonden of uw rechten uitoefenen in overeenstemming met de bepalingen van Artikel 9 « Informatie en uitoefening van uw rechten » hierna.
HOUVASTIJD
De Persoonlijke Gegevens die worden verzameld, worden door de Vennootschap bewaard gedurende de tijd die nodig is om de doeleinden die worden genoemd in het Artikel 5 te verwezenlijken of gedurende de tijd die nodig is om te voldoen aan de geldende regelgeving.
Wat betreft de Persoonlijke Gegevens die worden gebruikt voor informatie- of prospectiedoeleinden, bewaren wij deze gedurende een periode van drie (3) jaar (i) vanaf het einde van de contractuele relatie voor Klantgebruikers of (ii) voor Prospectgebruikers, vanaf hun verzameling of het laatste contact van de betreffende prospect.
Wat betreft de Persoonlijke Gegevens die worden gebruikt in het kader van uw gebruik van de Oplossing, bewaren wij deze totdat uw Gebruikersaccount is verwijderd. Persoonlijke Gegevens die verband houden met de bestrijding van fraude worden vervolgens bewaard gedurende de wettelijke periode van archivering in tussenarchief. De Persoonlijke Gegevens die betrekking hebben op de volumemeting van het gebruik van de Oplossing, evenals die met betrekking tot Onderhoud en ondersteuning, worden daarna op onbepaalde tijd bewaard na anonimisering.
U heeft uiteraard de mogelijkheid om u uit te schrijven van eventuele verzendlijsten van de Vennootschap door de rechten uit te oefenen die u heeft, zoals hieronder vermeld.
U begrijpt dat het behoud van uw Persoonlijke Gegevens in ons informatiesysteem een legitiem belang heeft op administratief, juridisch en veiligheidsgebied.
Deze bewaring, voorbij de duur van de doeleinden aangegeven in het Artikel 5 « Gebruik van uw Gegevens », is noodzakelijk om uw verzoeken tot tegenwerpingen, beperking van de verwerkingsoperaties en verwijdering van uw Persoonlijke Gegevens te kunnen uitvoeren en om te voldoen aan elke wettelijke, boekhoudkundige of fiscale verplichting tot het bewaren van persoonlijke gegevens (met name voor bewijsdoeleinden) of om te communiceren met bevoegde autoriteiten (administratie, politie, enz.).
Gedurende de gehele bewaartijd van de Persoonlijke Gegevens, verbindt de Vennootschap zich tot het handhaven van een hoog niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van de Persoonlijke Gegevens, de toegang te beperken tot alleen de bevoegde personen en deze niet te verwerken voor andere doeleinden dan die in dit document zijn overeengekomen.
INFORMATIE EN UITOEFENING VAN UW RECHTEN
In overeenstemming met de bepalingen van de Toepasselijke Regelgeving, en met name de artikelen 15 tot 22 van de AVG, kunt u :
ons vragen om informatie over het Privacybeleid en de verwerking van uw Persoonsgegevens;
toegang krijgen tot de informatie over de verwerking van uw Persoonsgegevens (categorie gegevens, doeleinden, enz.) ;
de Persoonsgegevens die onjuist zijn corrigeren of actualiseren door ons per e-mail te contacteren ;
uw Persoonsgegevens verwijderen door ons per e-mail te contacteren ;
de verwerking van uw Persoonsgegevens door ons te beperken, wanneer u de juistheid van de Persoonsgegevens betwist (beperking gedurende een periode die ons in staat stelt de juistheid van uw Persoonsgegevens te verifiëren), of de rechtmatigheid van de verwerking (maar dat u ons toestaat door te gaan), door ons per e-mail te contacteren ;
een kopie van de Persoonsgegevens die u ons rechtstreeks heeft verstrekt, in een gestructureerd, veelgebruikt en door uw apparaat leesbaar formaat, door ons per e-mail te contacteren; het is opgemerkt dat elke aanvraag voor een kopie bovenop de eerste administratieve verwerkingskosten kan met zich meebrengen die aan u in rekening kunnen worden gebracht. U wordt geïnformeerd dat de Persoonsgegevens die zijn afgeleid, berekend of afgeleid door ons, op basis van de gegevens die u ons verstrekt, zijn uitgesloten van het recht op overdraagbaarheid, voor zover ze niet door u zijn verstrekt, maar door ons zijn gecreëerd;
u afmelden van de verzendlijst van de Vennootschap door op de specifieke hyperlink te klikken die in de informatie-e-mail is opgenomen;
bepalen dat u niet onder de geautomatiseerde besluitvorming valt: het recht om niet te worden onderworpen aan een beslissing die uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profilering, in het geval dat de beslissing juridische gevolgen voor u heeft of een vergelijkbaar significant effect heeft ;
een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Rue de la Presse, 35 - 1000 Brussel, +32 (0)2 274 48 00.
In het geval van excessieve verzoeken van uw kant, met name vanwege hun repetitieve karakter, behouden we ons het recht voor om geen gevolg te geven aan latere toegang verzoeken na een toegang verzoek naar uw Persoonsgegevens dat door ons naar behoren is ingewilligd.
Uw verzoeken moeten per post of e-mail worden verstuurd naar de hierna vermelde contactgegevens, ondertekend zijn en vergezeld van een kopie van een identiteitsdocument met de handtekening van de houder. Het verzoek moet het adres specificeren waarop het antwoord moet worden gestuurd.
Adres : 481 Chaussée de Tubize, 1420 Braine-l'Alleud (België)
Mail : support@propteo.com
VEILIGHEID EN BESCHERMING VAN PERSOONLIJKE GEGEVENS
Als verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens, implementeert de Vennootschap organisatorische en technische veiligheidsmaatregelen om de vertrouwelijkheid en integriteit van uw Persoonsgegevens te waarborgen (zoals onder andere maatregelen voor pseudonimisering, versleuteling, toegangscontrole en gegevensbewaring)
Beveiligingsmaatregelen van de operationele en beheersomgeving van de Vennootschap:
Alle Persoonsgegevens die op de servers van de Vennootschap zijn opgeslagen, zijn beschermd door de volgende maatregelen:
Toegewijd netwerk;
Beheer van toegangsrechten;
Wachtwoordbeleid en blokkering van werkplekken met wachtwoorden;
Gebruik van antivirus en inbraakdetectiebescherming;
Firewall die elk netwerkgedeelte beschermt;
Beperking van het aantal toegestane aanvragen om ongebruikelijk of misbruik van de Site en/of de Oplossing te voorkomen.
Beveiligingsmaatregelen van de omgeving van de Gebruikers :
Alle Persoonsgegevens die op de servers van de Vennootschap zijn opgeslagen, zijn beschermd door de volgende maatregelen:
Opslag van Persoonsgegevens in een datacenter binnen de Europese Unie;
Versleutelde database;
Cloudprovider met talrijke beveiligingscertificaten;
Gebruik van antivirus;
Toegangsbeheer;
Bescherming van gevoelige bestanden tegen ongewenste directe toegang;
Beperking van het aantal toegestane aanvragen om ongebruikelijk of misbruik van de Site en/of de Oplossing te voorkomen;
Controle van het e-mailadres van de Gebruikers; in geval van fraude of verdachte gebruik van een formulier kan de toegang handmatig worden opgeschort.
Echter, gezien de aard van het openbare netwerk dat het internet is, erkent en aanvaardt u dat de veiligheid van transmissies via het internet en de integriteit van de Persoonsgegevens niet kunnen worden gegarandeerd.
Als er een beveiligingslek optreedt dat leidt tot een schending van de Persoonsgegevens, zullen wij u informeren over de aard van deze schending en de mogelijke gevolgen daarvan.
Wij verbindt ons ertoe om zo snel mogelijk correcties door te voeren en deze schending aan de Gegevensbeschermingsautoriteit te melden, tenzij deze schending geen risico oplevert voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, in overeenstemming met de bepalingen van de Toepasselijke Regelgeving.
LOKALISATIE VAN PERSOONLIJKE GEGEVENS
Het bedrijf host en laat uw Persoonsgegevens hosten in de Europese Unie.
Als de uitvoering van de verwerkingen en de doeleinden vermeld in Artikel 5 een overdracht van Persoonsgegevens buiten de Europese Unie vereiste, zal het bedrijf ervoor zorgen dat uw Persoonsgegevens effectief worden beschermd.
Zo zouden alle overdrachten plaatsvinden naar ontvangers die zijn gevestigd :
in landen die, volgens de criteria vastgesteld door de Europese Commissie, een adequaat niveau van bescherming van persoonsgegevens bieden; of
in landen waar de overdracht is geregeld door de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen of door de aanneming van bindende bedrijfsregels ("binding corporate rules").
Bovendien worden uw Persoonsgegevens gedeeld met derden die geïntegreerde modules aanbieden in de Oplossing. Dit is het geval voor uw Persoonsgegevens die voorkomen in de Agenda of de Berichtenfunctie die in de Oplossing zijn geïntegreerd. De verwerking van uw Persoonsgegevens zal in dat geval worden gereguleerd door het privacybeleid van die derde en/of de contractuele voorwaarden van die laatste.
WIJZIGING VAN HET PRIVACYBELEID
Wij kunnen het Privacybeleid te allen tijde wijzigen en, als we belangrijke wijzigingen aanbrengen, kunnen we u per e-mail op de hoogte stellen, zodat u de gelegenheid krijgt om de wijzigingen te bekijken voordat ze van kracht worden.
Als u de Site en/of de Oplossing blijft gebruiken na de verzending van een kennisgeving over de aangebrachte wijzigingen in dit Privacybeleid, betekent dit dat u het bijgewerkte Privacybeleid onvoorwaardelijk accepteert.
NEEM CONTACT OP
U kunt uw vragen of opmerkingen over het Privacybeleid aan ons richten op het volgende adres : support@propteo.com
Het bedrijf PROPTECH COMPANY publiceert en stelt de gebruikers de website https://www.propteo.com/ en de oplossing PROPTEO ter beschikking.
De bescherming van uw persoonlijke gegevens is essentieel voor ons bedrijf, dat toeziet op hun vertrouwelijkheid en het respect voor hun integriteit, door de nodige middelen in te zetten om hun bescherming, integriteit, beschikbaarheid en veiligheid te waarborgen.
In dit kader is het privacybeleid van de site en de oplossing ontwikkeld (de « Privacybeleid »).
INHOUD
Doel van het Privacybeleid
Verzameling van uw Persoonlijke Gegevens
Verzameling van Gebruiksgegevens
Verzameling van Navigatiegegevens
Gebruik van uw Persoonlijke Gegevens
Delen van Persoonlijke Gegevens
Verzending van aanbiedingen en informatie
Bewaringstermijn
Informatie en uitoefening van uw rechten
Beveiliging en bescherming van Persoonlijke Gegevens
Locatie van Persoonlijke Gegevens
Wijziging van het Privacybeleid
Neem contact met ons op
OBJECTIEF VAN HET PRIVACYBELEID
1.1. Definities
Alle termen die met een hoofdletter zijn geschreven in het Privacybeleid en die niet specifiek in dit document zijn gedefinieerd, zullen de betekenis hebben die eraan is gegeven door de toepasselijke regelgeving.
Voor de doeleinden van het Privacybeleid zullen de hieronder genoemde termen die beginnen met een hoofdletter de volgende definities hebben :
« Kalender » : verwijst naar de Outlook- of Google Agenda van de Gebruiker (of een andere deelbare agenda, mits deze compatibel is met de Oplossing), gesynchroniseerd op initiatief van de Gebruiker met het Gebruikersaccount in de Oplossing.
« Persoonlijke Gegevens » : verwijst naar alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, direct of indirect, aan de hand van een of meer elementen die aan hem/haar kunnen worden toegeschreven. Veelvoorkomende voorbeelden zijn: naam, identificatie, telefoonnummer, postadres.
« Berichtgeving » : verwijst naar de Outlook- of Gmail-berichten van de Gebruiker (of een andere berichtendienst, mits deze compatibel is met de Oplossing), gesynchroniseerd op initiatief van de Gebruiker met het Gebruikersaccount in de Oplossing.
« Toepasselijke Regelgeving » : verwijst naar de AVG, de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens, en elke andere tekst die van toepassing is op de bescherming van Persoonlijke Gegevens.
« AVG » : verwijst naar de EU-verordening nr. 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende de vrije verkeer van deze gegevens.
« Website » verwijst naar de website die toegankelijk is via de volgende url : https://www.propteo.com/
« Oplossing » verwijst naar de software-oplossing PROPTEO die toegankelijk is vanaf de Website via de volgende url : https://propteo.app/
« Maatschappij » verwijst naar de vennootschap PROPTECH COMPANY, een besloten vennootschap naar Belgisch recht, ondernemingsnummer (KBO): 0782.603.918, 481 Chaussée de Tubize, 1420 Braine-l'Alleud (België), ook aangeduid als « Wij ».
« Gebruiker(s) » verwijst naar de gebruiker(s) van de Website en/of de Oplossing, ook aangeduid als « U ».
1.2. Toepassingsgebied van het Privacybeleid
Het Privacybeleid is van toepassing op het beleid dat door de Maatschappij wordt geïmplementeerd met betrekking tot de verzameling en het gebruik van uw Persoonlijke Gegevens tijdens het navigeren en het gebruik van de Website en/of de Oplossing wanneer u een Gebruikersaccount heeft.
Met dit document legt de Maatschappij uit waar de gegevens die zij verzamelt vandaan komen, de reden voor het verzamelen ervan, hoe de Maatschappij deze gebruikt en de rechten die u heeft met betrekking tot deze gegevens overeenkomstig de Toepasselijke Regelgeving.
Het Privacybeleid heeft een dubbele functie om u een positieve en vertrouwelijke ervaring te garanderen tijdens het navigeren en het gebruik van de Website en/of de Oplossing en om ons in staat te stellen om nauwkeurig en volledig te antwoorden op uw vragen over de verzameling en het gebruik van uw Persoonlijke Gegevens.
Het Privacybeleid is niet van toepassing op derden websites waarnaar u mogelijk wordt doorverwezen tijdens uw gebruik van de Website en/of de Oplossing, met inbegrip van platforms, netwerken en sociale media waar de Maatschappij een account heeft aangemaakt of waar de Gebruiker kan worden doorgestuurd om toegang te krijgen tot bepaalde inhoud (bijv. Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, enz.). Het is ook niet van toepassing op modules die door derden zijn ontwikkeld en geïntegreerd in de Oplossing, zoals de Kalender of het Bericht. We raden u aan de algemene voorwaarden en privacybeleidsregels van deze derden elemente te raadplegen.
Door de Website en/of de Oplossing te gebruiken, verklaart u dat u de voorwaarden van het Privacybeleid volledig begrijpt en accepteert.
VERZAMELING VAN UW PERSOONLIJKE GEGEVENS
2.1. Verzameling van uw toestemming
Om de in Artikel 5 van het Privacybeleid genoemde doeleinden te verwezenlijken, kan de Maatschappij een bestand met Persoonsgegevens aanleggen, die onder andere worden verstrekt bij het invullen van het contactformulier op de Site. U kunt ook Persoonsgegevens verstrekken bij uw gebruik van de verschillende functies van de Oplossing via uw Gebruikersaccount.
Hierbij wordt u geïnformeerd over de modaliteiten en voorwaarden voor de verwerking van uw Persoonsgegevens door de Maatschappij.
U kunt uw voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming geven voor de verzameling en verwerking van uw Persoonsgegevens door de Maatschappij, wanneer u de Site en/of de Oplossing gebruikt en een contactformulier indient in overeenstemming met de bepalingen van de Toepasselijke Regelgeving (onder andere via een selectievakje).
U wordt geïnformeerd dat de Maatschappij bepaalde Persoonsgegevens kan verwerken in het kader van de uitvoering van een contract dat u verbindt met de Maatschappij, in het kader van de uitoefening van een gerechtvaardigd belang of in het kader van een wettelijke verplichting, en dit zonder dat het nodig is om uw voorafgaande toestemming te geven.
De lijst van de rechtsgrondslagen voor de verwerkingsactiviteiten die door de Maatschappij worden uitgevoerd, is te vinden in Artikel 5 « Gebruik van uw Persoonsgegevens ».
2.2. Persoonsgegevens over u
De Maatschappij kan rechtstreeks bij u, bij het invullen van het contactformulier, per e-mail of brief, of tijdens uw gebruik van de Oplossing, de volgende Persoonsgegevens verzamelen, waaronder :
uw naam en voornaam ;
geboortedatum ;
uw e-mailadres ;
uw postadres ;
uw beroep en registratienummer bij de BIV ;
uw telefoonnummer ;
alle Persoonsgegevens die in het contactformulier zijn vermeld ;
alle Persoonsgegevens die zijn verstrekt tijdens uw gebruik van de verschillende functies van de Oplossing ;
alle Persoonsgegevens die zijn opgenomen in de modules van derden die in de Oplossing zijn geïntegreerd, zoals de Kalender en de Berichtenservice.
Wanneer wij Persoonsgegevens verzamelen via het contactformulier, wijzen wij u op de Persoonsgegevens waarvan de verzameling verplicht is door de aanwezigheid van een (*) voor het in te vullen vak in het formulier of door een ander middel.
U erkent dat de verwerking van deze Persoonsgegevens noodzakelijk is voor de verwerking van de aanvraag die het contactformulier betreft.
VERZAMELING VAN GEBRUIKSGEGEVENS
Deze gegevens hebben betrekking op uw gebruik van de Site en/of de Oplossing en omvatten informatie zoals de functies die u gebruikt, de frequentie en de duur van uw activiteiten op de Site en/of de Oplossing.
We kunnen informatie verzamelen van de apparaten (computers, telefoons, tablets of andere apparaten) die u gebruikt om de Site en/of de Oplossing te gebruiken, afhankelijk van de toestemming die u hebt gegeven en uw instellingen. Deze informatie kan bijvoorbeeld uw IP-adres, het identificatienummer van uw apparaat, de browser en de kenmerken van de gebruikte software omvatten (zoals het type en de versie van het besturingssysteem of de ingestelde taal).
VERZAMELING VAN NAVIGATIEGEGEVENS
De surfgegevens worden verzameld door het installeren van cookies en andere trackers op uw terminal (computer, tablet, smartphone, etc.) en betreffen onder andere (niet-uitputtende lijst) :
de identificatie en de inhoud van een bestand cookie dat door ons op uw terminal is opgeslagen;
het IP-adres (Internet Protocol) van de terminal die verbonden is met het internet;
de datum en het tijdstip van de verbinding van een terminal met een elektronische communicatiedienst ;
het type besturingssysteem dat door de terminal wordt gebruikt (Windows, iOS, etc.) ;
het type en de versie van de browsersoftware die door een terminal wordt gebruikt (Internet Explorer, Safari, Chrome, enz.) ;
de taal van gebruik van de browsersoftware die door de terminal wordt gebruikt.
Een cookie is een niet-uitvoerbaar tekstbestand dat op uw terminal wordt geïnstalleerd wanneer u op internet surft.
U wordt uitgenodigd om de informatiepagina over het gebruik van cookies of andere trackers te raadplegen die op de Site beschikbaar is via het pictogram « Cookiebeleid » hieronder, om het type cookies of andere trackers te kennen dat door de Maatschappij wordt gebruikt, hun doeleinden en de middelen om uw voorkeuren in te stellen.
Tijdens uw navigatie op de Site en de Oplossing verschijnt er een configuratiescherm dat u de mogelijkheid biedt om de doeleinden van de cookies of andere trackers te raadplegen en uw keuzes met betrekking tot toestemming of weigering voor de installatie van cookies of andere trackers in te stellen.
U kunt ook de instellingen van uw terminal of browser configureren met betrekking tot de installatie van cookies of andere trackers.
In ieder geval kan het weigeren van de installatie van cookies of hun verwijdering mogelijk de toegang tot de Site en de Oplossing en/of hun gebruik beïnvloeden.
GEBRUIK VAN UW PERSOONLIJKE GEGEVENS DOOR HET BEDRIJF
De Persoonlijke Gegevens die de Maatschappij rechtstreeks van u verzamelt wanneer u een formulier invult, via e-mail of per post, of wanneer u de Oplossing gebruikt, kunnen worden verwerkt voor de volgende doeleinden:
DEELNING VAN PERSOONLIJKE GEGEVENS
De Maatschappij zorgt voor de vertrouwelijkheid van uw Persoonsgegevens en beperkt de verspreiding ervan tot de enige ontvangers die hieronder zijn vermeld :
het personeel van de Maatschappij van de technische dienst verantwoordelijk voor de implementatie van de Site en/of de Oplossing, de juridische diensten, de commerciële dienst, de marketingdienst, de administratieve diensten, de diensten die verantwoordelijk zijn voor de interne controleprocedures, de logistieke en IT-diensten, evenals hun hiërarchische verantwoordelijken;
de onderaannemers van de Maatschappij die voldoende waarborgen bieden op het gebied van beveiliging en vertrouwelijkheid van de Persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende regelgeving ;
elke vennootschap die gecontroleerd wordt door de Maatschappij, deze laatste controleert of onder gezamenlijke controle staat, evenals elke vennootschap binnen het kader van een overdracht van controle van de Maatschappij (inbreng van meerderheidsbelangen, gedeeltelijke activa-inbreng, overdracht van handelsfondsen, fusie-acquisitie, zonder dat deze lijst limitatief is) ;
elke rechtbank, administratie, de ordehandhavingsdiensten, indien van toepassing, in het kader van de uitoefening van enige procedure en/of bepalingen van openbare orde ;
de Gegevensbeschermingsautoriteit en/of elke bevoegde toezichthoudende autoriteit.
U wordt ook geïnformeerd dat uw Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld, indien u Gebruiker bent van de Oplossing, met andere Gebruikers van de Oplossing, met name via de Kalender.
VERZENDING VAN AANBIEDINGEN EN INFORMATIE
Onder voorbehoud van uw uitdrukkelijke toestemming, kunt u rechtstreeks per e-mail door het bedrijf geïnformeerd worden over de activiteiten van het bedrijf of, zonder uw uitdrukkelijke toestemming, over de diensten van het bedrijf die vergelijkbaar zijn met die welke wij u hebben geleverd in het kader van een eventueel vorig contract.
U kunt altijd, kosteloos, uw verzet tegen elke nieuwe aanvraag kenbaar maken via de hyperlink in de e-mails die door het bedrijf zijn verzonden of uw rechten uitoefenen in overeenstemming met de bepalingen van Artikel 9 « Informatie en uitoefening van uw rechten » hierna.
HOUVASTIJD
De Persoonlijke Gegevens die worden verzameld, worden door de Vennootschap bewaard gedurende de tijd die nodig is om de doeleinden die worden genoemd in het Artikel 5 te verwezenlijken of gedurende de tijd die nodig is om te voldoen aan de geldende regelgeving.
Wat betreft de Persoonlijke Gegevens die worden gebruikt voor informatie- of prospectiedoeleinden, bewaren wij deze gedurende een periode van drie (3) jaar (i) vanaf het einde van de contractuele relatie voor Klantgebruikers of (ii) voor Prospectgebruikers, vanaf hun verzameling of het laatste contact van de betreffende prospect.
Wat betreft de Persoonlijke Gegevens die worden gebruikt in het kader van uw gebruik van de Oplossing, bewaren wij deze totdat uw Gebruikersaccount is verwijderd. Persoonlijke Gegevens die verband houden met de bestrijding van fraude worden vervolgens bewaard gedurende de wettelijke periode van archivering in tussenarchief. De Persoonlijke Gegevens die betrekking hebben op de volumemeting van het gebruik van de Oplossing, evenals die met betrekking tot Onderhoud en ondersteuning, worden daarna op onbepaalde tijd bewaard na anonimisering.
U heeft uiteraard de mogelijkheid om u uit te schrijven van eventuele verzendlijsten van de Vennootschap door de rechten uit te oefenen die u heeft, zoals hieronder vermeld.
U begrijpt dat het behoud van uw Persoonlijke Gegevens in ons informatiesysteem een legitiem belang heeft op administratief, juridisch en veiligheidsgebied.
Deze bewaring, voorbij de duur van de doeleinden aangegeven in het Artikel 5 « Gebruik van uw Gegevens », is noodzakelijk om uw verzoeken tot tegenwerpingen, beperking van de verwerkingsoperaties en verwijdering van uw Persoonlijke Gegevens te kunnen uitvoeren en om te voldoen aan elke wettelijke, boekhoudkundige of fiscale verplichting tot het bewaren van persoonlijke gegevens (met name voor bewijsdoeleinden) of om te communiceren met bevoegde autoriteiten (administratie, politie, enz.).
Gedurende de gehele bewaartijd van de Persoonlijke Gegevens, verbindt de Vennootschap zich tot het handhaven van een hoog niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van de Persoonlijke Gegevens, de toegang te beperken tot alleen de bevoegde personen en deze niet te verwerken voor andere doeleinden dan die in dit document zijn overeengekomen.
INFORMATIE EN UITOEFENING VAN UW RECHTEN
In overeenstemming met de bepalingen van de Toepasselijke Regelgeving, en met name de artikelen 15 tot 22 van de AVG, kunt u :
ons vragen om informatie over het Privacybeleid en de verwerking van uw Persoonsgegevens;
toegang krijgen tot de informatie over de verwerking van uw Persoonsgegevens (categorie gegevens, doeleinden, enz.) ;
de Persoonsgegevens die onjuist zijn corrigeren of actualiseren door ons per e-mail te contacteren ;
uw Persoonsgegevens verwijderen door ons per e-mail te contacteren ;
de verwerking van uw Persoonsgegevens door ons te beperken, wanneer u de juistheid van de Persoonsgegevens betwist (beperking gedurende een periode die ons in staat stelt de juistheid van uw Persoonsgegevens te verifiëren), of de rechtmatigheid van de verwerking (maar dat u ons toestaat door te gaan), door ons per e-mail te contacteren ;
een kopie van de Persoonsgegevens die u ons rechtstreeks heeft verstrekt, in een gestructureerd, veelgebruikt en door uw apparaat leesbaar formaat, door ons per e-mail te contacteren; het is opgemerkt dat elke aanvraag voor een kopie bovenop de eerste administratieve verwerkingskosten kan met zich meebrengen die aan u in rekening kunnen worden gebracht. U wordt geïnformeerd dat de Persoonsgegevens die zijn afgeleid, berekend of afgeleid door ons, op basis van de gegevens die u ons verstrekt, zijn uitgesloten van het recht op overdraagbaarheid, voor zover ze niet door u zijn verstrekt, maar door ons zijn gecreëerd;
u afmelden van de verzendlijst van de Vennootschap door op de specifieke hyperlink te klikken die in de informatie-e-mail is opgenomen;
bepalen dat u niet onder de geautomatiseerde besluitvorming valt: het recht om niet te worden onderworpen aan een beslissing die uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profilering, in het geval dat de beslissing juridische gevolgen voor u heeft of een vergelijkbaar significant effect heeft ;
een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Rue de la Presse, 35 - 1000 Brussel, +32 (0)2 274 48 00.
In het geval van excessieve verzoeken van uw kant, met name vanwege hun repetitieve karakter, behouden we ons het recht voor om geen gevolg te geven aan latere toegang verzoeken na een toegang verzoek naar uw Persoonsgegevens dat door ons naar behoren is ingewilligd.
Uw verzoeken moeten per post of e-mail worden verstuurd naar de hierna vermelde contactgegevens, ondertekend zijn en vergezeld van een kopie van een identiteitsdocument met de handtekening van de houder. Het verzoek moet het adres specificeren waarop het antwoord moet worden gestuurd.
Adres : 481 Chaussée de Tubize, 1420 Braine-l'Alleud (België)
Mail : support@propteo.com
VEILIGHEID EN BESCHERMING VAN PERSOONLIJKE GEGEVENS
Als verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens, implementeert de Vennootschap organisatorische en technische veiligheidsmaatregelen om de vertrouwelijkheid en integriteit van uw Persoonsgegevens te waarborgen (zoals onder andere maatregelen voor pseudonimisering, versleuteling, toegangscontrole en gegevensbewaring)
Beveiligingsmaatregelen van de operationele en beheersomgeving van de Vennootschap:
Alle Persoonsgegevens die op de servers van de Vennootschap zijn opgeslagen, zijn beschermd door de volgende maatregelen:
Toegewijd netwerk;
Beheer van toegangsrechten;
Wachtwoordbeleid en blokkering van werkplekken met wachtwoorden;
Gebruik van antivirus en inbraakdetectiebescherming;
Firewall die elk netwerkgedeelte beschermt;
Beperking van het aantal toegestane aanvragen om ongebruikelijk of misbruik van de Site en/of de Oplossing te voorkomen.
Beveiligingsmaatregelen van de omgeving van de Gebruikers :
Alle Persoonsgegevens die op de servers van de Vennootschap zijn opgeslagen, zijn beschermd door de volgende maatregelen:
Opslag van Persoonsgegevens in een datacenter binnen de Europese Unie;
Versleutelde database;
Cloudprovider met talrijke beveiligingscertificaten;
Gebruik van antivirus;
Toegangsbeheer;
Bescherming van gevoelige bestanden tegen ongewenste directe toegang;
Beperking van het aantal toegestane aanvragen om ongebruikelijk of misbruik van de Site en/of de Oplossing te voorkomen;
Controle van het e-mailadres van de Gebruikers; in geval van fraude of verdachte gebruik van een formulier kan de toegang handmatig worden opgeschort.
Echter, gezien de aard van het openbare netwerk dat het internet is, erkent en aanvaardt u dat de veiligheid van transmissies via het internet en de integriteit van de Persoonsgegevens niet kunnen worden gegarandeerd.
Als er een beveiligingslek optreedt dat leidt tot een schending van de Persoonsgegevens, zullen wij u informeren over de aard van deze schending en de mogelijke gevolgen daarvan.
Wij verbindt ons ertoe om zo snel mogelijk correcties door te voeren en deze schending aan de Gegevensbeschermingsautoriteit te melden, tenzij deze schending geen risico oplevert voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, in overeenstemming met de bepalingen van de Toepasselijke Regelgeving.
LOKALISATIE VAN PERSOONLIJKE GEGEVENS
Het bedrijf host en laat uw Persoonsgegevens hosten in de Europese Unie.
Als de uitvoering van de verwerkingen en de doeleinden vermeld in Artikel 5 een overdracht van Persoonsgegevens buiten de Europese Unie vereiste, zal het bedrijf ervoor zorgen dat uw Persoonsgegevens effectief worden beschermd.
Zo zouden alle overdrachten plaatsvinden naar ontvangers die zijn gevestigd :
in landen die, volgens de criteria vastgesteld door de Europese Commissie, een adequaat niveau van bescherming van persoonsgegevens bieden; of
in landen waar de overdracht is geregeld door de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen of door de aanneming van bindende bedrijfsregels ("binding corporate rules").
Bovendien worden uw Persoonsgegevens gedeeld met derden die geïntegreerde modules aanbieden in de Oplossing. Dit is het geval voor uw Persoonsgegevens die voorkomen in de Agenda of de Berichtenfunctie die in de Oplossing zijn geïntegreerd. De verwerking van uw Persoonsgegevens zal in dat geval worden gereguleerd door het privacybeleid van die derde en/of de contractuele voorwaarden van die laatste.
WIJZIGING VAN HET PRIVACYBELEID
Wij kunnen het Privacybeleid te allen tijde wijzigen en, als we belangrijke wijzigingen aanbrengen, kunnen we u per e-mail op de hoogte stellen, zodat u de gelegenheid krijgt om de wijzigingen te bekijken voordat ze van kracht worden.
Als u de Site en/of de Oplossing blijft gebruiken na de verzending van een kennisgeving over de aangebrachte wijzigingen in dit Privacybeleid, betekent dit dat u het bijgewerkte Privacybeleid onvoorwaardelijk accepteert.
NEEM CONTACT OP
U kunt uw vragen of opmerkingen over het Privacybeleid aan ons richten op het volgende adres : support@propteo.com